• Hotline: ‭01673.927.992
  • Thời gian làm việc: 8h00 đến 17h30 - Từ thứ 2 đến thứ 6
  • hoangan.web@gmail.com

Posted by : admin

6 lời khuyên để trả lời người nhận email của bạn

Tại SenderVN, chúng tôi không chỉ gửi hàng triệu email mỗi tháng thay cho khách hàng của mà chúng tôi còn chịu trách nhiệm gửi email cho khách hàng của chính mình. Trong những năm qua, nhóm email (được gọi là Nuôi dưỡng và Chuyển đổi trong nội bộ) đã tung hứng với nghệ thuật gửi thông tin liên lạc qua email hàng loạt trong khi trả lời các câu trả lời của khách hàng.

 

Chúng tôi muốn chia sẻ kinh nghiệm của chúng tôi với bạn cùng với các đề xuất về cách tiếp cận câu trả lời của người nhận và điều gì tạo nên phản hồi tốt. Từ những câu trả lời thú vị cho đến những câu hỏi khó, bài viết này này sẽ giúp bạn củng cố niềm tin của khách hàng và tạo ra một đường dây liên lạc mở giữa bạn và những khách hàng đáng giá của bạn. Hãy tin những gì chúng tôi nói, vì nó đáng giá.

 

1. Hãy chắc chắn rằng bạn có một địa chỉ email nhận phản hồi từ khách hàng

 

Đầu tiên và quan trọng nhất là bao gồm một email trả lời. Email trả lời là From email, đến từ bạn, cho phép người nhận nhận email của bạn và trả lời lại. Không chỉ một email trả lời giúp tránh sự nhầm lẫn và thất vọng của khách hàng, mà nó còn cải thiện khả năng gửi email của bạn.

 

Một địa chỉ trả lời sẽ cho người nhận của bạn biết rằng bạn đang ở phía bên kia của máy tính và quan tâm đến câu hỏi, nhận xét hoặc mối quan tâm của họ. Bằng cách thiết lập khả năng này và chú ý đến câu trả lời của người nhận, bạn có thể cải thiện chiến lược email của mình hoặc học hỏi từ những rủi ro email tiềm ẩn (tất cả chúng ta đều có chúng!).

 

Có một địa chỉ trả lời cũng có thể cải thiện khả năng cung cấp của bạn. Nhà cung cấp dịch vụ email thường xác định địa chỉ trả lời là nguồn hợp pháp, nói cách khác, không phải thư rác. Tuy nhiên, nếu bạn có địa chỉ không trả lời, và người nhận của bạn có thể đánh dấu email của bạn là thư rác, có ảnh hưởng lâu dài đến khả năng gửi email của bạn. Chúng tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc có một địa chỉ trả lời để tránh khỏi spam và tăng trải nghiệm chung của khách hàng.

 

2. Hãy kịp thời

 

Bây giờ bạn đã có email trả lời, đã đến lúc bạn xem xét về thời gian trả lời! Chúng tôi hiểu rằng việc có một địa chỉ trả lời có thể liên tục dẫn đến việc hộp thư đến của bạn bị ngập trong các câu trả lời tự động từ người nhận. Tuy nhiên, dành một hoặc hai giờ mỗi ngày để xem xét mọi phản hồi đảm bảo bạn không bỏ lỡ các thông tin liên lạc quan trọng thực sự quan trọng với khách hàng của mình.

 

Cố gắng tránh để khách hàng của bạn phải chờ đợi nhiều ngày trước khi bạn phản hồi. Thông thường, nhóm của chúng tôi cố gắng trả lời trong vòng 24 giờ hoặc sớm hơn để nhận được trả lời từ khách hàng. Xem xét luân chuyển định kỳ người chịu trách nhiệm về hộp thư trả lời của bạn, để họ tránh bị mệt mỏi. Nếu bạn dự đoán không thể trả lời vào cuối tuần, chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập phản hồi tự động vào cuối tuần, cho khách hàng biết rằng bạn sẽ quay lại vào thứ Hai và cung cấp cho họ số điện thoại khẩn cấp để gọi trong lúc này.

 

Đáp ứng kịp thời cho khách hàng của bạn thấy rằng nhu cầu của họ không bị xem nhẹ và bạn đánh giá cao sự sẵn lòng của họ. Nó cũng sẽ nhắc người nhận liên kết thương hiệu của bạn với trải nghiệm tốt, dẫn đến tỷ lệ giữ chân khách hàng cao hơn .

 

3. Thể hiện lòng trắc ẩn khi nhận được phản hồi tiêu cực

 

Đây là phần không thú vị (nhưng đáng giá!) Trả lời các câu trả lời tiêu cực. Đề nghị đầu tiên của chúng tôi là hãy coi những phản hồi đó là một hạt bụi. Những khách hàng gửi tin nhắn tiêu cực có thể đang có một ngày tồi tệ hoặc không lường trước được một con người thực sự đang đọc tin nhắn của họ.

 

Hiểu rằng đây là một cơ hội học tập cho cả bạn và nhóm của bạn. Điều đó đang được nói, không phải tất cả các phản hồi tiêu cực có thể đáng để trả lời. Tin tưởng vào phán đoán của bạn về việc quyết định câu trả lời nào phù hợp cho phản hồi.

 

Khi trả lời các phản hồi tiêu cực, hãy thể hiện lòng trắc ẩn cho người nhận của bạn. Ngay cả khi bạn có thể cảm thấy thờ ơ hoặc không đồng ý với thông điệp của khách hàng, hãy tiếp tục đưa hình ảnh đẹp nhất của thương hiệu của bạn về phía trước.

 

Để thiết lập mối quan hệ với người nhận của bạn, hãy đảm bảo câu trả lời của bạn được cá nhân hóa. Chúng tôi đề nghị bao gồm tên của bạn, tên của người nhận và càng nhiều càng tốt. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu phản hồi của mình bằng một cái gì đó như, Cảm ơn bạn đã tiếp cận, tên người nhận. Tôi xin lỗi vì sự khó khăn của bạn.

 

Khi bạn cảm thấy như bạn đã giải quyết nhận xét hoặc mối quan tâm của khách hàng với khả năng tốt nhất của bạn, hãy đảm bảo bạn cung cấp hỗ trợ thêm trong trường hợp họ vẫn cần trợ giúp.

 

Ví dụ: bạn có thể kết thúc câu trả lời của mình bằng cách nói, Vui lòng không ngần ngại liên hệ lại với bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào bằng cách trả lời trực tiếp email này. Câu nói tiếp theo này tạo niềm tin và đảm bảo khách hàng của bạn cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với bạn.

 

4. Khi áp dụng, chuyển tiếp trả lời

 

Mặc dù chúng tôi cố gắng trả lời các câu hỏi của khách hàng hết khả năng của mình, chúng tôi muốn nhận ra rằng không thể trả lời mọi câu hỏi trong hộp thư đến, đặc biệt nếu những câu hỏi này siêu kỹ thuật hoặc liên quan đến tài khoản.

 

Chuyển tiếp bất kỳ câu hỏi khó khăn nào của khách hàng hoặc yêu cầu bán hàng cho các nhân viên hoặc bộ phận khác có thể sử dụng chuyên môn của họ để hỗ trợ người nhận của bạn tốt hơn. Liên kết với bất kỳ bên liên quan nào sẽ tham gia vào quá trình này để phối hợp và đồng ý với ai sẽ trả lời loại câu hỏi nào. Tại SenderVN, chúng tôi chuyển tiếp các câu hỏi về tài khoản kỹ thuật như Làm sao để gửi email nhanh hơn?, Và tôi đã quên tên người dùng và mật khẩu của mình, bạn có thể giúp tôi không?

 

Chúng tôi cũng chuyển tiếp các câu hỏi liên quan đến bán hàng, chẳng hạn như tôi có thể nói chuyện với ai đó để nói về lợi ích của việc nâng cấp không?

 

Không có nhóm hỗ trợ hoặc bán hàng? Đừng lo lắng! Bạn có thể chuyển tiếp tin nhắn cho các đồng nghiệp đã chứng minh kiến ​​thức của họ về chủ đề mà người nhận của bạn đang tìm hiểu. Hoặc, bạn có thể tự giải quyết câu hỏi hoặc quan tâm với một chút chuẩn bị mà bạn đã có!

 

5. Trả lời phản hồi tích cực

 

Không chỉ trả lời các phản hồi tiêu cực, những phản hồi tích cực nó cũng quan trọng không kém (và thú vị) để trả lời! Gần đây, SenderVN đã gửi một email được cá nhân hóa cao, nêu bật hiệu suất và số liệu thống kê email năm 2018 của khách hàng. Sau khi nhấn gửi, chúng tôi đã nhận được rất nhiều phản hồi tích cực.

 

Trong loại tình huống này, hãy cho người nhận của bạn thấy một số điều tích cưc và cho họ biết họ đã tạo nên ngày của bạn. Giao tiếp tích cực này sẽ giúp bạn thiết lập mối quan hệ với người nhận, đặt một khuôn mặt thân thiện đằng sau email của bạn và tạo ra một thương hiệu tích cực. Oh, và vỗ nhẹ vào vai, bạn xứng đáng với nó.

 

6. Sử dụng một số câu trả lời được chuẩn bị trước trong SenderVN

 

Chúng tôi đã tạo một số phản hồi email mẫu dưới đây để giúp bạn bắt đầu trả lời người nhận. Sao chép, dán và tinh chỉnh chúng khi bạn muốn! Bạn thậm chí có thể điều chỉnh những phản hồi này để cụ thể cho phong cách viết của bạn hoặc công ty của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên lưu các phản hồi được sử dụng thường xuyên nhất của bạn vào phần mềm SenderVN.

 

Mẫu:

 

– Xin chào, [tên người nhận]! Tên tôi là [tên của bạn]. Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Tôi rất vui được giúp…”

– Hi [Tên người nhận], cảm ơn bạn đã trả lời. Tôi xin lỗi vì sự nhầm lẫn.

– Tôi xin lỗi vì sự bất tiện, [tên người nhận]. Tôi rất vui được giúp…”

– Ở đây, [tên người nhận]. Cảm ơn bạn đã tiếp cận!

– Cảm ơn bạn đã phản hồi của bạn! Xin hãy tha thứ cho chúng tôi…”

– Chào, [tên người nhận]. Cảm ơn bạn đã tiếp cận! Tôi rất vui được cung cấp một lời giải thích

 

Kết thúc trò chuyện

– Tôi mong được giải quyết vấn đề này với bạn!

– Luôn luôn như vậy, xin vui lòng tiếp cận với những câu hỏi hoặc mối quan tâm khác.

– Hãy cho tôi biết nếu tôi có thể chỉ cho bạn các tài nguyên bổ sung hoặc giúp bạn liên lạc với Nhóm hỗ trợ của chúng tôi!

– Tôi đang ở đây để giúp đỡ! Đừng ngần ngại liên hệ lại với bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào bằng cách trả lời trực tiếp email này. Tôi sẽ quay lại ngay.”

– Tôi hy vọng tôi có thể trả lời câu hỏi của bạn. Nếu không, vui lòng trả lời trực tiếp email này và tôi sẽ hỗ trợ thêm cho bạn!

 

Kết luận:

 

Bất kể tình huống nào, hãy luôn đưa hình ảnh đẹp nhất của bạn về phía trước và tránh để khách hàng của bạn chờ đợi nhiều ngày để nhận được phản hồi. Bằng cách thực hiện tất cả những điều này, chúng tôi chắc chắn bạn sẽ loại bỏ sự mất lòng tin của khách hàng, cải thiện khả năng gửi và tạo cho người nhận email hạnh phúc.

  • Tags :